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タイムマネジメントのキモ!大事なことは全て「タイムブロック」しよう!

タイムマネジメント
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まだTODOリストを使ってますか?TODOリスト3つの問題点

以前に読んだ ビジネス本 「1440分の使い方」にて、
TODOリストの問題について 以下のような点が挙げられていました。

<TODOリスト3つの問題点>
【第一の問題点】 数分しかかからない項目と、1時間以上かかる項目が混在している。
【第二の問題点】 TODOリストを作ると、重要なタスクよりも急ぎのタスクに安易に飛びつきやすくなる。
【第三の問題点】 TODOリストが不必要なストレスを生む。   引用)1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣

 

僕もこの本を読むまでは TODOリストを めちゃくちゃ活用していました。

会社ではサイボウズというスケジュール管理ツールに毎日、「やることリスト」を10~20個くらい 登録していましたし、プライベートでは、罫線が入っているふせんを使ってやることを過剰書きしていました。

「やることを忘れない」という点では TODOリストは とても役立ちましたが、

上記の問題点にもあるように、

5~15分くらいで出来る 簡単なタスクから 先に片付けることで 達成感、充実感を感じていたり、

重要だけど緊急でないタスクは 「とりあえず後回しでも良い」 という考えでいつまでも残していたり、

その残していたタスクが いつまでも消せずにいて、 しょうがないので なかったこと(笑)に したりしていました。

また、 タスクの〆切日は 設定していましたが、

「いつからスタートするのか?」 という開始日を 全く決めておらず、

〆切日当日に ようやくスタートすることも 少なくありませんでした。

この「1440分の使い方」を読んで、

『このままでは 時間をうまく 活用できないまま 終わってしまう・・・』

という危機感から 考えを改めて

TODOリストを 使うことを NGとしたのです。

TODOはすべてスケジュールに入れよう!

TODOリストには 様々な問題点があるため、 私も活用することを NGにしました。

その代わり、 Googleカレンダーを活用して 【スケジュール】で 行動管理をするようになりました。

なぜなら、 スケジュールに入れないと 後回しにして 結局はやらなくなるからです。

やりたいことができたら、 スケジュールを確認して、 空いている時間を確保する。

これを 『タイムブロッキング』 と言います。

自分が使う時間を ブロックしておかないと、

後回しにしたり、 先に予定していたタスクに 割り込んでしまい、

スケジュールが めちゃくちゃに なる可能性もあります。

私の場合は、 やりたいことができたら、

1.タスクにかかる時間を予測

2.スケジュールで空いている所を探す

3.タイムブロックする

といった具合に 管理しています。

また、 1個1個のタスクが 5~15分くらいで 完了するものであれば、

まとめて1時間くらいを タイムブロックします。

この習慣が つくようになってから、 だいぶタスク管理が 楽になりました。

また、タスクも 片付くようになり、 ストレスが減りました。

本「1440分の使い方」でも 成功者たちは以下のように 語っています。

「スケジュール表を使って、 15分単位で一日の予定を組みなさい。 面倒に聞こえるかもしれないが、 これをやれば効率性に関しては 95パーセンタイルに位置することができる。 スケジュール表にないものは片づかない。 スケジュール表に入っていれば嫌でも片づく。 約束だけでなく、運動、電話、 メールなどの予定も、この方法で管理するのだ」 ―ジョーダン・ハービンジャー (アート・オブ・チャーム共同創業者)
「私は難しいことは考えず、 あらゆることをスケジュールに入れる。 ただそれだけのことだ。 毎日やることはすべてスケジュールに入れる。 ソーシャルメディア30分。メール45分。 社外スタッフとの情報交換。 じっくり考えて計画を練るための静かな時間。 要するに、スケジュールに入れないことには 何も片づかない」 ―クリス・ダッカー (シリアルアントレプレナー、講演家、ベストセラー作家)
「私の場合、スケジュール表に ないものは片づかない。 逆に言うとスケジュール表にあるものは片づく。 私は毎日、一日のすべての時間を 15分単位でスケジュール化する。 会議、資料のチェック、執筆、 その他こなすべきことは何でも、 そうやって管理している。 会って話がしたいという人がいれば 誰であろうとたいてい受け入れるが、 そうした時間は1週間に 1時間しか設けていない。 予約はScheduleDave.comで受け付けている」 ―デイブ・カーペン (ニューヨーク・タイムズ紙ベストセラー著者、ライカブル・メディア共同創業者兼会長、ライカブル・ローカル創業者兼CEO)

引用元)本「1440分の使い方」

行動を促進するために、 TODOリストは使わずに 今後はスケジュールで 行動管理していきましょう。

大事なことは全て「タイムブロック」しよう!

重要なことはすべて、 【開始時間】と【終了時間】を決め、 スケジュールに 入れておくことが大事です。

なぜなら、 時間を決めて スケジュールに 入れておかないと、

他のタスクが優先され 完了しないからです。

また、よくあるのが 終了時間(もしくは〆切日)は 明確だけど、

開始時間(もしくは開始日)は 明確にしておらず、 いつもギリギリになって タスクをやってしまうことです。

これだと そのタスクの質も 悪くなるのは 想像に難くないでしょう。

なので、 重要なことはすべて スケジュールに入れ、 タイムブロックする 必要があるのです。

また、例えば、

・○○さんにお礼の手紙を書く ・興味のあるジャンルの本を読む ・自分の目標を再設定をする

など、 「重要だけど緊急ではない」 タスクがあった場合、

緊急性がないので、 いつまで経っても 完了しない未完了のリストに 入りやすいです。

そして、

「ああ、○○さんに お礼の手紙を 書かないとなー」

といつまでも 心のモヤモヤが 止まらなくなります。

それを回避するために、

—————————— 12/5(火)の13時~14時に カフェで○○さんへの お礼の手紙を書く ——————————

とタイムブロックするのです。

これでようやく、 やろうと思っていたことを 行動に移すことが できるようになります。

あなたは、 重要なタスクを スケジュールに タイムブロックしていますか?

自分にとって大切な「習慣」もタイムブロックしとくべき

これも 重要なことに 入るのですが、

自分が 大切にしている「習慣」も タイムブロックすべきです。

例えば、私の場合、

・私はキレの良い体づくりを 重要視しているので、 毎朝、30分の筋トレの時間を タイムブロックしています。 (土日は1時間)

・私はコーチング活動を 重要視しているので、 朝と夜に1時間ずつ タイムブロックしています。

・私はリラックスすることを 重要視しているので、 毎晩1時間の自由時間を タイムブロックしています。

・私は自分の業務を タイムマネジメントすることを 重要視しているので、 毎日定時前の30分をタスクチェック、 スケジュール調整の時間として タイムブロックしています。

・私は日々を振り返りすることを 重要視しているので、 毎日10分間の振り返り時間を タイムブロックしています。

・私は今ここに集中することを 重要視しているので 毎日風呂上りに5分間の マインドフルネスの時間を タイムブロックしています。

このような感じで 大切にしている習慣は それを継続しやすいように

あらかじめ タイムブロック しておくと良いでしょう。

あなたは、 大切な習慣を タイムブロック していますか?

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この記事の著者
平土井 俊

Time Creations代表。
プロコーチ。

のべ850名以上の目標の実現、時間の使い方の改善、キャリアアップや独立支援をサポート(総セッション時間は1000時間を突破)。

電子書籍「仕事も人生もすべてが思い通りになるタイムマネジメントノート®️」「今日から超・行動体質に生まれ変わる あなたを動かすタスクの作り方 目標達成のためのタイニー・タスクマネジメント」の著者。

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