仕事が進まない原因は優先順位の迷いにあり！
先日のコーチングセッションで、あるクライアントさんが「タスクの優先順位の決め方」に悩んでいると相談されました。業務が多すぎて何から手をつけるべきか迷う――この問題は、多くのビジネスパーソンに共通する悩みではないでしょうか？
そこで、今回のセッションを通じて見えてきた「優先順位を決めるためのポイント」を、あなたにもシェアしたいと思います。
優先順位を決める基本：タスクに期限を設定する
タスク管理において最も重要なステップは、タスクごとに明確な期限を設定することです。
タスクがリストアップされていても、期限がなければ優先順位を正しく判断することは難しくなります。期限があることで、どれを先に進めるべきかの基準が明確になるのです。
期限がないとどうなる？
例えば、こんな状況を想像してください。
- 「Aのタスクはいつまでにやればいいのか不明」
- 「Bは『今週中でいい』と言われた」
このような曖昧な状態では、どれを優先すべきか迷い、結果として重要なタスクを後回しにしてしまう可能性があります。期限を設定することが、タスク管理をスムーズに進める鍵です。
人から依頼されたタスクには「期限確認」を！
特に注意すべきは、人から依頼されたタスクです。依頼者が「時間がある時にお願い」や「急ぎじゃないよ」といった曖昧な指示をする場合、必ず期限を確認しましょう。
期限確認の例
- 「このタスク、いつまでに仕上げればいいですか？」
- 「目安として何日くらいを考えていますか？」
明確な期限を聞き出すことで、他のタスクと並べて優先順位をつけやすくなります。
終了期限と着手期限の2つを設定しよう
タスク管理をさらに効率的にするためには、終了期限（締め切り）と着手期限の2つの期限を設定することをおすすめします。
1．終了期限（締め切り）
タスクを最終的に完了させる期限です。「○月○日までに完了」という形で具体的に設定しましょう。
2．着手期限
タスクをいつからスタートするかを決める期限です。終了期限だけを設定していると、着手が遅れがちになるため、あらかじめ「○月○日から開始」と決めておくことが大切です。
着手期限を守るメリット
- 作業の進捗が見えやすくなる
タスクを小分けにして進めることで、スムーズに進捗状況を把握できます。 - 他のタスクとの調整がしやすい
着手期限を決めることで、他の業務との兼ね合いが調整しやすくなります。 - 締め切りギリギリの焦りを防げる
計画的に進められるので、締め切り直前のバタバタを防ぎ、精神的な余裕が生まれます。
優先順位を決めるプロセスまとめ
- タスクをリストアップする
取り組むべきタスクをすべて書き出します。 - 各タスクに期限を設定する
明確な終了期限と着手期限を決めましょう。 - 依頼されたタスクの期限を確認する
期限が曖昧な場合は、依頼者に直接確認します。 - 作業時間や重要度も考慮する
タスクの重要度や必要な作業時間を見積もり、スケジュールに落とし込みます。
今日から始められる実践ポイント
もし、あなたが「締め切りに追われがちだな…」と感じるなら、ぜひ次のことを試してみてください。
- 締め切りが曖昧なタスクを洗い出す。
- 明確な終了期限と着手期限を設定する。
たったこれだけでも、タスク管理の精度がぐっと高まります。効率的な優先順位の決め方で、仕事もプライベートも充実した毎日を手に入れましょう！
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